第一章  总则

　　第一条 为规范环境监察执法行为，提高环境监察执法文书制作水平，根据《环境保护行政处罚办法》，结合我区环境监察执法工作实际，制定本规范。

　　第二条 本规范适用于监督检查、行政处罚等环境监察执法文书的制作。

　　第三条 环境监察执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。

　　第四条 环境监察执法文书分为内部文书和外部文书。

　　内部文书是指在环境监察处罚机关内部使用，记录内部工作流程，规范执法工作运转程序的文书。

　　外部文书是指环境监察处罚机关对外使用，对处罚机关和行政相对人均具有法律效力的文书。

第二章  文书制作基本要求

　　第五条 环境监察执法文书应当按照规定的格式制作。

　　文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、文面整洁。

环境监察人员制作文书时应当按照规定格式打印制作；不能打印需要现场制作的，采用统一印制的格式文书填写。

　　第六条 文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。

　　文书中除编号和价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用规范化汉字。

　　第七条 文书应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。

　　应当正确使用标点符号，避免产生歧义。

　　第八条 文书中“案由”填写为“违法行为定性＋案”，例如：“不正当方式排放污水”案。

　　在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为：“涉嫌+违法行为定性＋案”。例如：“涉嫌不正当方式排放污水案”。

　　第九条 当场处罚决定书、行政处罚立案登记表、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书应当编注案号。

　　当场处罚决定书“案号”为“行政区划简称＋处罚机关简称＋简罚＋年份＋序号”。如渝北环当罚字0001636号。

　　行政处罚立案审批表、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书“案号”统一为“行政区划简称＋处罚机关简称＋罚＋年份＋序号”，如渝北环罚〔2006〕1号。

　　第十条 文书中当事人情况应当按如下要求填写：

　　（一）根据案件情况确定“个人”或者“单位”，“个人”、“单位”两栏不能同时填写。

　　（二）当事人为个人的，姓名及其公民身份证号码应与之居民身份证或户口簿上内容一致；住址应填写常住地址或居住地址；“年龄”应以公历周岁为准。

　　（三）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致。

　　（四）当事人名称前后应一致。

　　第十一条 询问笔录、现场检查（勘验）笔录、听证笔录等文书，应当场交当事人阅读或者向当事人宣读，并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并可以邀请在场的其他人员签字。

　　记录有遗漏或者有差错的，可以补充和修改，并由当事人在改动处签章或捺指印确认。

　　第十二条 执法文书首页不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由相关人员签名并注明日期。

　　第十三条 文书中执法机构、处罚机关的审核或审批意见应表述明确，没有歧义。

　　第十四条 需要交付当事人的外部文书中设有签收栏的，由当事人直接签收；也可以由其成年直系亲属代签收。

　　文书中没有设签收栏的，应当使用送达回证。

　　第十五条 文书中注明加盖处罚机关印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正，要“骑年盖月”。

第三章  具体文书适用及制作

　　第十六条 当场处罚决定书是指环境监察处罚机关适用简易程序，现场作出处罚决定的文书。

　　“违法行为”应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段及危害后果等情况。

    “违法依据”应当写明违反的法律、法规的全称并具体到条、款、项、目。

“处罚依据”应当写明作出处罚所依据的法律、法规的全称并具体到条、款、项、目。

“处罚内容”应当具体、明确、清楚。

　　第十七条 行政处罚立案登记表是指环境监察处罚机关在办理一般程序案件中，用以履行报批立案手续的文书。

　　“案情简介”栏应当写明案件来源、当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律规定。

案件来源按照检查发现、群众举报、上级交办、有关部门移送、媒体曝光、违法行为人交待等情况据实填写。

　　第十八条 调查询问笔录是指为查明案件事实，收集证据，而向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载。

　　调查询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。

　　询问时应当有两名以上执法人员在场，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。

第十九条 现场检查（勘验）笔录是指执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查或者勘验的文字图形记载和描述。

现场检查（勘验）笔录要全面、客观、准确的记录检查（勘验）情况。内容要与涉嫌违法案件有关联性。

记录内容应当包括所检查（勘验）现场具体地点、范围、状况，所检查（勘验）设施设备位置、型号、数量、主要功能、功用、工艺及其运行状态，所检查的物品名称、数量、包装形式、规格。对污染事故现场，还应记录污染物、污染源，以及污染事故发生时的气象、水文情况，污染损失情况。

对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。

对现场检查（勘验）时执法人员表明身份、出示证件，在场人员姓名、职务等遵守执法程序等内容，应准确记录。

对现场检查（勘验）时执法人员取样情况，实施销毁、没收等行政强制措施，也应准确记录。

需要绘制勘验图的，可另附纸。

第二十条 现场监察记录单是环保执法人员开展日常现场监察时，记录所检查场所遵守环保法律法规情况的文书。

“检查情况”栏主要记录所检查场所生产状况、污染源排污情况、环保设施运行情况、建设项目“环评”、“三同时”执行情况、限期治理项目完成情况、排污许可证执行情况、缴纳排污费情况等。

“处理意见”栏记录要求、提示或告知被检查单位或个人需要注意或改正的事宜。所要求、提示或告知内容应当具体、明确、清楚，不能含糊不清。

　　　第二十一条案件调查报告是指案件调查结束后，执法人员就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请处罚机关负责人审批的文书。

“调查经过”栏应当写明案件来源，当事人违法行为发生的时间、地点。经办执法人员及现场检查（勘验）、监测、约谈当事人等收集证据过程、调查结论也应简要表述。

“查明的事实和证据”栏应当写明当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况。

“违法事实”应当写明违法情节、性质、手段及危害后果等情况。

“证据”应当写明能够足以证明当事人行为违反环保法律法规的书证、物证、当事人陈述、证人证言、视听资料、鉴定结论或现场（勘验）笔录。

“处理依据”栏应当写明当事人涉嫌违反环保法律法规禁止性规定及对其违法行为据以处罚的规定。所依据的法律、法规的应写全称并具体到条、款、项、目。

　　“处理意见”栏应当由执法人员根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。

　　“执法机构意见”、“法制工作机构意见”栏，应当写明具体审核意见，由负责人签名或同时加盖审核机构印章。

　　“处罚机关审批意见”栏，由环境监察处罚机关负责人写明意见。对重大、复杂或者争议较大的案件，处罚机关负责人应当集体讨论，对案件进行分析和审议。

　　第二十二条违法行为限期改正通知书是指环境监察处罚机关依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。

　　违法行为限期改正通知书应当写明具体的法律依据和责令改正违法行为的时限。

　　第二十三条行政处罚事先告知书是指环境监察处罚机关在作出行政处罚决定前，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。

　　行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。

对违法事实的描述应当完整、明确、客观，不得使用结论性语言。

第二十四条 行政处罚听证告知书是指环境监察处罚机关作出行政处罚决定前，对符合听证条件的，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。

行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。

对违法事实的描述应当完整、明确、客观，不得使用结论性语言。

　　第二十五条行政处罚听证会通知书是指环境监察处罚机关决定举行听证会并向当事人告知听证会事项的文书。

　　行政处罚听证会通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式（公开或不公开）、主持人的姓名、工作单位及职务以及可以申请回避和委托代理人等事项。

　　第二十六条听证笔录是指记录听证过程和内容的文书。

　　“听证主持人”、“听证员”、“书记员”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务。

　　“听证记录”应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见，当事人陈述、申辩的理由和以及是否提供新的证据，证人证言、质证过程等内容。

　　案件调查人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。

　　第二十七条行政处罚听证会报告书是指听证会结束后，听证主持人向处罚机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书。

　　“听证基本情况摘要”栏应当填写听证会的时间、地点、案由、听证参加人的基本情况、听证认定的事实、证据。

　　“听证结论及处理意见”应当由听证人员根据听证情况，对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出倾向性处理意见。

　　听证主持人向处罚机关负责人提交报告书时，应当附听证笔录。

　　第二十八条行政处罚决定书是指环境监察处罚机关依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。

　　对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；列举证据应当注意证据的证明力，对证据的作用和证据之间的关系进行说明。

　　应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。

　　作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。

　　有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。

　　第二十九条送达回证是指环境监察处罚机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。

　　“送达机关”指处罚机关；“送达人”指处罚机关的执法人员或处罚机关委托的有关人员；“受送达人”指案件当事人；“收件人”不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。

　　　第三十条行政处罚案件结案报告是指案件终结后，执法人员报请处罚机关负责人批准结案的文书。

　　案件结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。

第四章  文书归档及管理

　　第三十一条一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。

　　简易程序案件可以多案合并组卷。

　　第三十二条卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。

　　第三十三条案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。

　　封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成，如关于×××以不正当方式排污案。

　　卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。

　　备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。

　　第三十四条案件文书材料按照下列顺序整理归档：

　　(一)案卷封面；

　　(二)卷内目录；

　　(三)行政处罚决定书；

　　(四)立案登记表；

　　(五)调查询问笔录、现场检查（勘验）笔录、现场监察记录单、鉴定意见等；

　　(六)案件调查报告、行政处罚事先（听证）告知书等；

　　(七)行政处罚听证会通知书、听证笔录、行政处罚听证会报告书等听证文书；

　　(八)执行的票据等材料；

　　(九)送达回证等其他有关材料；

　　(十)行政处罚案件结案报告；

　　(十一)备考表。

　　第三十五条不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。

　　第三十六条当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。

　　第三十七条卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。

　　第三十八条案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。

　　第三十九条案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。

　　第四十条 办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。

　　第四十一条案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。

　　第四十二条本规范自2008年7月1日起实施。

（何国建 网络编辑）